Vướng mắc trong thực hiện công tác lưu trữ tại VKSND cấp huyệ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, do yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.

Quá trình được Viện trưởng VKSND tuyển dụng, điều động công tác tại  một số đơn vị trong đó có tiếp nhận công tác lưu trữ, tác giả nhận thấy thực tế công tác lưu trữ tại VKSND cấp huyện còn một số vướng mắc như sau:

Một là: Theo quy định tại Bảng thời hạn lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 165/QĐ-VKSTC ngày 19/4/2008 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc ban hành bảng xác định giá trị và lựa chọn, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân và Quyết định số 293/QĐ-VKS ngày 16/10/2017 của Viện KSND tỉnh Hải Dương về việc ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của VKSND hai cấp tỉnh Hải Dương đã ban hành thời hạn lưu cụ thể cho hồ sơ, tài liệu của ngành. Tuy nhiên:

Đối với hồ sơ kiểm sát giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân gia đình quy định lưu kết luận các vụ án dân sự, hôn nhân gia đình như các Quyết định công nhận sự thoả thuận của các đương sự, Quyết định Đình chỉ, tạm đình chỉ, chuyển vụ án và bản án. Trên thực tế, hồ sơ kiểm sát của các vụ án đó ngoài kết luận trên còn có Thông báo thụ lý của Tòa án, Phiếu kiểm sát thông báo thụ lý; Phiếu kiểm sát quyết định giải quyết, Bản án …. Do vậy nếu chỉ lưu các kết luận như trên thì các tài liệu còn lại lưu như thế nào….

Đối với hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự: không có quy định lưu đối với các Phiếu kiểm sát và quyết định thi hành án chủ động, Quyết định thi hành án theo yêu cầu …. Vậy các hồ sơ, tài liệu ấy lưu như thế nào?

Còn nhiều tài liệu của các công tác khác không có trong danh mục lưu trữ thì lưu như thế nào, bao nhiêu năm thì tiêu hủy và khi tiêu hủy có phải làm đầy đủ quy trình, thủ tục giống như các tài liệu trong bảng thời hạn của Viện KSND tối cao hay không?

Hai là: Thông tư 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức trong đó có đối tượng áp dụng là cán bộ công chức (kể cả công chức dự bị) viên chức, những người đang trong thời gian tập sự, thử việc thuộc biên chế trả lương của cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của nhà nước

Hướng dẫn số 17/HD-VKSTC-V9 ngỳ 29/11/2006 của Viện KSND tối cao thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác cơ yếu, lưu trữ trong ngành KSND trong đó có nội dung:

I- Đối tượng được hưởng: Cán bộ, công chức , viên chức làm công tác lưu trữ thuộc Viện KSND các cấp (kể cả cán bộ, công chức, viên chức làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ ở VKSND cấp huyện) trực tiếp làm các công việc theo quy định tại mục 2 của văn bản hướng dẫn này (trang 1)

III- Nguyên tắc được hưởng: Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật này được áp dụng ngoài khoản phụ cấp độc hại, nguy hiểm được quy định tại Thông tư 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đổi với cán bộ, công chức, viên chức (trang 3)

Theo quy định tại các văn bản nêu trên, công chức kế toán kiêm văn thư, lưu trữ Viện KSND cấp huyện có được hưởng phụ cấp độc hại hay không?

Quan điểm của tác giả, để công tác lưu trữ của Viện KSND cấp huyện thực sự đóng góp được vai trò, chức năng quan trọng của mình trong hoạt động chung của cơ quan, của ngành thì cần có sự quan tâm của lãnh đạo các cấp, trách nhiệm cao của công chức đối với nhiệm vụ, công việc được phân công.

Để khắc phục những vướng mắc trên, tác giả đề xuất, kiến nghị trong thời gian tới cần thực hiện một số nhiệm vụ như sau:

Thứ nhất: Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ phải có trách nhiệm cao với công việc, chấp hành nghiêm các quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Tự nghiên cứu kỹ Luật lưu trữ năm 2011, Quyết định số 75/QĐ-VKSTC ngày 14/8/2008 của Viện KSND tối cao về việc ban hành Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân, Quyết định số 165/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 về việc ban hành Bảng thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân và hệ thống các văn bản hướng dẫn hiện hành để vận dụng tham mưu cho Lãnh đạo Viện chỉ đạo công tác lưu trữ trong đơn vị.

Vì là công chức kế toán kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ, đánh máy, số lượng công việc nhiều nên cần sắp xếp thời gian khoa học, hợp lý, có cách thức làm việc phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất đối với các khâu công tác mà mình đảm nhận

Thứ hai: Thủ trưởng đơn vị phải nắm bắt được các công việc cụ thể của công tác lưu trữ để chỉ đạo sát sao. Hàng tuần, yêu cầu công chức làm công tác lưu trữ báo cáo dự kiến công tác tuần, tuần sau báo cáo kết quả thực hiện công việc của tuần trước, nếu không hoàn thành được như dự kiến đã đề ra thì phải giải trình lý do vì sao?

Thứ ba: Nâng cấp phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ để đáp ứng yêu cầu nhập phần mềm hiện nay.

Thứ tư: Rà soát, bổ sung đối với danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành KSND trong đó kiến nghị việc lưu toàn bộ hồ sơ kiểm sát giải quyết các vụ án dân sự, HNGĐ chứ không lưu riêng kết luận giải quyết.

Thứ năm: Cho hưởng phụ cấp độc hại đối với công chức kế toán kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ VKSND cấp huyện theo các văn bản hướng dẫn của Bộ nội vụ và VKSND tối cao.