Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện nhiều giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức.

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng, phản ánh đầy đủ và trung thực lịch sử bản thân, quá trình công tác của công chức. Trong những năm qua, được sự quan tâm của lãnh đạo VKSND tỉnh, Phòng Tổ chức cán bộ đã được đầu tư hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức thường xuyên được xây dựng, chỉnh lý, bổ sung, cơ bản đáp ứng được yêu cầu tại Luật cán bộ, công chức 2008 (sửa đổi bổ sung 2019); Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức; Hướng dẫn số 06/HD-VKSTC-V9 ngày 10/01/2014 về việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức.

Ảnh minh họa (nguồn: Internet)

Hiện VKSND tỉnh Hải Dương có 09 đơn vị cấp phòng và 12 đơn vị cấp huyện với tổng 187 biên chế. Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ đã được chú trọng thực hiện, các tài liệu trong hồ sơ đã được chú ý sắp xếp, lưu giữ khoa học, ứng dụng phần mềm Excel có hiệu quả trong khai thác hồ sơ công chức.

Tuy nhiên, qua quá trình thực hiện công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức còn có hạn chế, tồn tại, như: Thực tế vẫn còn cán bộ, công chức chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ nên việc kê khai các nội dung có lúc chưa chính xác, việc bổ sung các văn bằng chứng chỉ sau khi được đào tạo, bồi dưỡng còn không đúng thời hạn, một số hồ sơ còn chưa đầy đủ các thành phần. Việc tra cứu thông tin cán bộ công chức có lúc chưa được nhanh chóng, do phần mềm quản lý nhân sự còn chưa đáp ứng được yêu cầu, có lúc vẫn phải tra cứu trực tiếp trên hồ sơ cán bộ gây mất thời gian, chưa lập sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ …

Xuất phát từ thực trạng cũng như những hạn chế, tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hải Dương thời gian qua, để hoàn thiện công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ cán bộ công chức theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, phòng Tổ chức cán bộ VKSND tỉnh đã thực hiện một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

- Trong công tác xây dựng hồ sơ: Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, trong thời gian 30 ngày kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp, đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc. Đối với công chức đang công tác, ngoài các thành phần hồ sơ gốc còn có các thành phần hồ sơ khác theo quy định.

          Cần thường xuyên rà soát, chỉnh lý hồ sơ công chức. Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc thì yêu cầu trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát hiện phải hoàn chỉnh, bổ sung.

          - Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức: Việc quản lý hồ sơ phải thỏa mãn được tiêu chuẩn: sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản. Tăng cường công tác bảo mật hồ sơ bằng việc lập sổ theo dõi, mượn trả hồ sơ cũng như các tài liệu có trong hồ sơ. Thực hiện nguyên tắc chỉ được khai thác tại chỗ, không được đưa hồ sơ ra khỏi cơ quan, đơn vị, trừ trường hợp có lý do chính đáng và phải được sự đồng ý của người đứng đầu đơn vị, bởi hồ sơ công chức phải được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức.

          Về sắp xếp hồ sơ, có nhiều cách sắp xếp nhưng việc sắp xếp hồ sơ theo đơn vị sẽ thuận tiện cho việc khai thác. Bên trong hồ sơ phân chia làm 3 tập: Tập Nghị quyết, quyết định; tập Thành phần tài liệu và tập Nhận xét, đánh giá, đơn thư. Mỗi tập hồ sơ đều cần lập ra một bản kê đầy đủ, các tài liệu được đánh số thứ tự. Ngoài ra, cần phải thường xuyên kiểm tra hồ sơ để khắc phục kịp thời tình trạng các yếu tố bên ngoài tác động: mối, mọt, ẩm mốc…

          - Trong việc khai thác hồ sơ: Áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, khai thác hồ sơ: Thường xuyên cập nhật phần mềm quản lý nhân sự; tiếp tục khai thác tối đa các chức năng của phần mềm Excel để thực hiện việc quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức: Hiện phòng Tổ chức cán bộ đã quản lý khai thác hồ sơ trên phần mềm Excel bằng cách tạo các file theo dõi về công chức đến tuổi nghỉ hưu, theo dõi thời gian bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ, chức danh, theo dõi thời gian nâng lương thường xuyên, theo dõi trình độ công chức … để quá trình khai thác số liệu làm thống kê, báo cáo được nhanh, hiệu quả khi chỉ cần làm thao tác lọc (Filter) là có kết quả chính xác.

           Việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu hồ sơ cán bộ công chức và phục vụ tốt cho công tác tổ chức cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính Nhà nước hiện nay.