Lưu trữ hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc sáp nhập

Thứ ba - 17/06/2025 22:44

Trong quá trình sáp nhập các cơ quan tổ chức, đơn vị hành chính theo chủ trương tinh gọn bộ máy, công tác văn thư - lưu trữ được coi yếu tố quan trọng để đảm bảo tính kế thừa, thông suốt và hợp pháp trong hoạt động điều hành, quản lý.

Cán bộ VPTH thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp hồ sơ tại kho lưu trữ

Những ngày này, khối lượng công việc của bộ phận lưu trữ VKSND tỉnh Hải Dương rất lớn, do vậy lãnh đạo đơn vị Văn phòng tổng hợp VKSND tỉnh đã chỉ đạo cán bộ công chức, nhân viên thuộc Văn phòng phối hợp với cán bộ văn thư lưu trữ chỉnh lý, sắp xếp tài liệu phục vụ trong quá trình sáp nhập được nhanh chóng kịp thời đảm bảo đúng quy định.

Cán bộ đơn vị VPTH phối hợp sắp xếp tài liệu tại kho lưu trữ VKSND tỉnh

Trong quá trình thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu cần đảm bảo nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn) phải được quản lý tập trung, thống nhất, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, đơn vị nào phải được lập danh mục thống kê, tập hợp quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị kể từ ngày kết thúc hoạt động.
Tất cả hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ, chỉnh lý, nhập phần mềm quản lý hồ sơ đầy đủ sẵn sàng cho công tác bàn giao. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh (Văn phòng tổng hợp) đã quán triệt, hướng dẫn đơn vị hai cấp phương án thực hiện đóng gói niêm phong, vận chuyển, bàn giao, bố trí phòng kho và quản lý chặt chẽ hồ sơ trước, trong và sau khi sáp nhập đơn vị đảm bảo đúng quy định.
Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định. Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu phải đầy đủ, nguyên trạng, cơ sở dữ liệu liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự của quá trình giải quyết vụ, việc, không để xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏng; phải được lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu, hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có).
Việc lưu trữ chỉnh lý, sắp xếp tài liệu chuẩn bị cho quá trình sáp nhập, Cán bộ Văn thư - Lưu trữ tỉnh có vai trò quan trọng không chỉ hướng dẫn đơn vị hai cấp thực hiện chỉnh lưu hồ sơ mà còn thực hiện việc quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cho việc tra cứu khi cần thiết và đảm bảo hoạt động thông suốt mà còn góp phần bảo quản hồ sơ tài liệu của các đơn vị sau sáp nhập./.

Bùi Hường, Sĩ An
Văn phòng tổng hợp

Những tin mới hơn