Khó khăn và giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại VKSND thị xã Chí Linh

          Có thể thấy rằng công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung cũng như của đơn vị VKSND thị xã Chí Linh  nói riêng. Đó là "tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học xã hội". Do đó ngay từ ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ, coi đó là công việc cần thiết, quan trọng cần phải làm ngay cùng với việc xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước.
           Nhận thức được tầm quan trọng đó trong thời gian qua, công tác lưu trữ của VKSND thị xã Chí Linh đã đi vào nề nếp, hệ thống lưu trữ được cải tiến, khoa học, bám sát các văn bản hướng dẫn, các quy định của Đảng, Nhà nước, của Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, vì vậy hồ sơ tài liệu được bảo quản an toàn, bí mật  phục vụ kịp thời nhanh chóng cho công tác quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của đơn vị, đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cho Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, cũng như các cơ quan, ban ngành, công dân khác khi có yêu cầu.
          Hiện tại VKSND thị xã Chí Linh đang dành một phòng trong trụ sở làm việc để làm phòng lưu trữ. Tuy phòng nhỏ nhưng các tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp theo thứ tự khoa học, đảm bảo dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu của cán bộ.
          Tuy nhiên, công tác lưu trữ của VKSND thị xã Chí Linh vẫn còn gặp phải một số khó khăn dẫn đến công tác này còn chưa thực hiện tốt như:
          - Lãnh đạo đơn vị chưa thường xuyên kiểm tra, đôn đốc từ đó chưa quan tâm thực hiện nghiêm các quy định về công tác lưu trữ do Nhà nước và của Ngành ban hành.
          - Không có biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ mà cán bộ làm công tác kế toán kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ nên không được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn về nghiệp vụ, lại thường xuyên thay đổi đơn vị công tác theo quy định của ngành.
          - Do đặc thù về trụ sở, cơ sở vật chất của đơn vị: diện tích nhỏ, trụ sở chật hẹp, đã có dấu hiệu xuống cấp nên phòng kho lưu trữ cũng chưa được xây dựng đúng quy định; diện tích còn hạn chế, trang thiết bị còn thiếu... Thêm vào đó khối lượng hồ sơ án hình sự, dân sự, khiếu tố...ngày càng tăng nếu không có phương án, kinh phí giải quyết hàng năm sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ hiện tại và những năm tiếp theo.
          - Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc, khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn lớn dẫn đến cán bộ lưu trữ không nắm được có bao nhiêu hồ sơ án hình sự, dân sự,  bao nhiêu án đình chỉ, tạm đình chỉ và tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khác ... tài liệu nào đã hết giá trị, hoặc tài liệu trùng, thừa..
          - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu cao, do còn thiếu các trang thiết bị hiện đại và có nhiều tài liệu chưa được chỉnh lý đưa vào lưu trữ nên cán bộ lưu trữ vẫn phải trực tiếp tìm trong khu vực chưa chỉnh lý, phân loại.
          Để nâng cao chất lượng về công tác lưu trữ trong thời gian tới Viện Kiểm sát nhân dân thị xã Chí Linh chú trọng thực hiện tốt các giải pháp:
          - Lãnh đạo đơn vị cần tăng cường chỉ đạo, kiểm tra công tác lưu trữ; quán triệt đến toàn thể cán bộ, kiểm sát viên các văn bản chỉ đạo của ngành, của Nhà nước về công tác lưu trữ từ đó nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ, kiểm sát viên trong đơn vị. Các tài liệu đến hạn lưu trữ phải được các bộ phận chỉnh lý, sắp sếp, thống kê theo đúng quy định của pháp luật để cán bộ làm công tác lưu trữ nhập kho. Việc sắp xếp hệ thống các tài liệu lưu trữ cần khoa học, áp dụng các trang thiết bị hiện đại để việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác.
          - Cần quy định cho VKS cấp huyện biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, sửa đổi, bổ sung về chế độ, chính sách cho công chức làm công tác lưu trữ để nâng cao đời sống, tạo sự an tâm cho cán bộ và sự ổn định và phát triển của ngành, như: phụ cấp độc hại, quy định phụ cấp ưu đãi ngành, trợ cấp thường xuyên, bồi dưỡng bằng hiện vật…
          - Đẩy nhanh việc đầu tư xây mới trụ sở làm việc cho đơn vị VKSND thị xã Chí Linh, cùng với việc xây dựng các phòng làm việc, phòng họp, cần chú trọng xây dựng phòng kho lưu trữ theo đúng quy định về diện tích, các thức tổ chức, sắp xếp khoa học, đảm bảo các trang thiết bị cần thiết như tủ đựng hồ sơ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy, chống mối mọt...để bảo vệ tài liệu lưu trữ.
          Có thể thấy rằng công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức, đó là công việc của tập thể chứ không phải của riêng cá nhân nào. Để công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân thị xã Chí Linh nói riêng và của các cơ quan, đơn vị khác nói chung đi vào nề nếp, đạt được những kết quả tốt cần sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và sự chung tay góp sức của tất cả cán bộ công chức trong đơn vị.