Những thuận lợi, khó khăn năm 2015 và giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ năm 2016

Tại Hội nghị tổng kết công tác kiểm sát năm 2015 được tổ chức vào ngày 23/12/2015, đồng chí Lê Mạnh Hà - Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân huyện Nam Sách đã nhấn mạnh tầm quan trọng, nội dung, ý nghĩa của công tác lưu trữ trong hoạt động thực tiễn của đơn vị. Thông qua Hội nghị tổng kết đã quán triệt đến toàn thể cán bộ, kiểm sát viên trong đơn vị nội dung tìm hiểu về Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946), Luật lưu trữ năm 2012, Nghị định số 01/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, Quyết định số 75/2008/QĐ-VKSTC; Quyết định số 165/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 của Viện trưởng VKSND Tối cao về việc ban hành thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân.
Tại Hội nghị, đồng chí Viện trưởng đã nêu những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ năm 2015: Hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước năm 2013 đã được bàn giao cho cán bộ lưu trữ theo đúng quy định. Việc phân loại, chỉnh lý, tháo ghim, sắp xếp hồ sơ đã thực hiện xong. Các hồ sơ được đánh số thứ tự, cho vào cặp 3 dây theo từng bộ phận, khâu công tác; tài liệu Nhà nước được phân loại theo Công văn đến, công văn đi, cơ quan ban hành văn bản, trình trự A, B, C... đánh số bút lục, nhập vào máy vi tính để thuận tiện cho công tác tra cứu. Phân công cán bộ hỗ trợ cho cán bộ làm công tác lưu trữ để thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ lưu trữ trong kho từ năm 1980, tiến hành nhập phần mềm lưu trữ theo quy định của VKSND tỉnh. Tài liệu lưu trữ được đưa lên giá để bảo quản trong kho lưu trữ theo đúng quy định. Trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị tại kho lưu trữ: máy vi tính có kết nối internet đã được cài đặt phần mềm lưu trữ, máy in, quạt thông gió, quạt treo tường, bình chữa cháy, cấm lửa, cấm hút thuốc, giá cố định, tủ di động.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn những tồn tại: Cán bộ được phân công kiêm nhiệm công tác lưu trữ chủ yếu nghiên cứu qua sách vở, thời gian dành cho công tác lưu trữ không nhiều nên hiệu quả chưa cao. Hồ sơ kiểm sát chung không được quy định trong danh mục Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu ngành Kiểm sát nhân dân nên vẫn cho vào cặp 3 dây, để trên giá. Chưa lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để đề nghị tiêu huỷ. Nhiều hồ sơ không có bìa hồ sơ riêng hoặc bìa cũ, nát chưa thay thế bìa mới.
Để khắc phục những hạn chế, thiếu sót nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2016, đơn vị đề ra các giải pháp sau: Lãnh đạo đơn vị cần tăng cường công tác kiểm tra tiến độ chỉnh lý hồ sơ lưu trữ. Bố trí thêm nhân lực, yêu cầu cán bộ lưu trữ sắp xếp thời gian để thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ, chi chế độ chính sách cho cán bộ lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành. Mua sắm máy móc thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như máy hút ẩm, điều hoà nhiệt độ. Thường xuyên kiểm tra phòng, chống mối, mọt. Việc lập hồ sơ trước khi nộp lưu vào lưu trữ phải được thực hiện theo đúng quy định tại Điều 9 Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 75/2008/QĐ-VKSTC, Quyết định số 165/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 của Viện trưởng VKSND Tối cao. Tránh việc khi bàn giao hồ sơ không đảm bảo theo quy định.