Một số kết quả trong công tác văn thư, lưu trữ của Viện KSND thị xã Kinh Mô

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, ngay từ đầu năm đơn vị đã xây dựng Chương trình công tác văn phòng trong đó đề ra các nhiệm vụ và giải pháp cụ thể để triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ; Qua một năm thực hiện, đã đạt được một số kết quả nổi bật như:

Tiếp nhận, theo dõi, trình xử lý 4.350 văn bản đến, làm thủ tục phát hành 470  văn bản đi đảm bảo đúng quy định của Nhà nước và của ngành (văn bản phát hành đi được kiểm tra thể thức trước khi đóng dấu, gửi đi). Khi lãnh đạo duyệt văn bản và chuyển lại cho văn thư, văn thư chuyển ngay cho cá nhân và ký nhận ghi rõ thời hạn giải quyết văn bản. Không để xảy ra việc chậm thời hạn, thời gian gửi văn bản đi.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ: nâng cấp đường truyền internet, máy vi tính, máy photocopy (phô tô tài liệu và số hóa hồ sơ), máy scan (để gửi văn bản lên cấp trên kịp thời), phần mềm quản lý văn bản….

Chủ động mở thêm sổ theo dõi đóng dấu để theo dõi bản gốc, bản photocopy, người ký..., quản lý con dấu chặt chẽ, bảo đảm an toàn con dấu của cơ quan, Cán bộ văn thư trực tiếp đóng dấu văn bản đi và văn bản giấy tời khác của đơn vị.

Mở sổ văn bản mật đến, văn bản mật đi, sổ và các văn bản, tài liệu mật có tủ sắt riêng cất giữ an toàn, bảo mật.

Đ/c văn thư kiểm tra thể thức văn bản đi trước khi phát hành

Đã  hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ hình sự, dân sự, hành chính, KDTM... nhập phần mềm, nộp vào lưu trữ cơ quan (từ năm 2019 trở về trước); hồ sơ hình sự 1.464 hồ sơ; hồ sơ dân sự, hành chính, KDTM... 1.635 hồ sơ,  hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự 1.035 hồ sơ, Hồ sơ kiểm sát thi hành án hình sự: 986 hồ sơ. Thu thập sổ sách của các khâu nghiệp vụ, lập mục lục, đánh số thứ tự và nhập vào Excel để theo dõi phục vụ tra cứu: 450 sổ sách các khâu nghiệp vụ. Tổng số phục vụ 21 lượt tra cứu hồ sơ, tài liệu. 100% các hồ sơ, tài liệu được đề nghị tra cứu đều được tra cứu nhanh, dễ dàng bằng phần mềm.

Ảnh: Công chức lưu trữ thực hiện việc sắp xếp hồ sơ trên kho lưu trữ

Với các kết quả đó, công tác văn thư lưu trữ góp phần vào hoàn thành nhiệm vụ chung của đơn vị năm 2021.