Viện KSND huyện Nam Sách tăng cường công tác lưu trữ

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác lưu trữ của đơn vị, ngày 31/8/2021, Viện KSND huyện Nam Sách đã ban hành Kế hoạch số 23/KH-VKS về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 – 2022 trong đó đặc biệt chú trọng đến công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Kế hoạch đã đề ra lộ trình thực hiện đối với từng nội dung công việc cụ thể của công tác lưu trữ trong đó phấn đấu trước ngày 30/11/2022 hoàn thành xong việc chỉnh lý, sắp xếp, nhập phần mềm và nhập file exel theo dõi của những hồ sơ, tài liệu từ năm 2020 trở về trước. Cụ thể kế hoạch thực hiện như sau:

 Ảnh: Đ/c Vương Thị Thư , Cán bộ lưu trữ chỉnh lý, nhập sổ sách nghiệp vụ vào file exel để lưu trữ theo kế hoạch

- Các bộ phận nghiệp vụ, công chức trong đơn vị kiểm tra, hoàn thiện tài liệu hồ sơ đến hạn để nộp lưu vào lưu trữ (hồ sơ năm 2020 trở về trước hoặc hồ sơ đã kết thúc sau 01 năm). Cán bộ lưu trữ chỉ nhận bàn giao của các bộ phận khi hồ sơ, sổ sách nghiệp vụ đã được: đánh bút lục, ghi mục lục, lọc hết những tài liệu không có giá trị lưu trữ trong hồ sơ (giấy trắng, các tài liệu trùng lặp...), sắp xếp theo thứ tự và ghi mục lục rõ ràng ....

          - Kế hoạch nộp lưu từ ngày 01/12/2021 đến ngày 31/01/2022 (02 tháng) cụ thể như sau:

          + Công tác kiểm sát án hình sự : từ 01/12/2021 đến 15/12/2021 (15 ngày);

+ Công tác kiểm sát thi hành án: từ 16/12/2021 đến 25/12/2021 (10 ngày);

          + Công tác kiểm sát án dân sự, hành chính, KDTM ….: từ 06/01/2022 đến 18/01/2022 (13 ngày);

          + Công tác khiếu tố: từ 19/01/2022 đến 20/01/2022 (02 ngày);

          + Công tác văn phòng, hồ sơ quản lý Nhà nước: từ 21/01/2022 đến 26/01/2022 (06 ngày).

          Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải được lập thành biên bản, có chữ ký xác nhận của bên giao, bên nhận và  đồng chí Lãnh đạo Viện phụ trách.

          - Công chức làm công tác lưu trữ nhập toàn bộ hồ sơ, tài liệu, sổ sách đã đến hạn lưu trữ vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ), file exel (hồ sơ tài chính kế toán, sổ sách các bộ phận): phấn đấu hoàn thành xong trước 30/11/2022.

+ Đối với hồ sơ hiện có tại kho chưa được chỉnh lý, sắp xếp: ưu tiên nhập sổ sách các bộ phận, hồ sơ tài chính kế toán vào file exel trước (thực hiện xong trong tháng 9/2021) sau đó đến hồ sơ kiểm sát án hình sự, dân sự, hành chính và các hồ sơ, tài liệu khác (thực hiện từ tháng 10/2021)

- Đối với hồ sơ, sổ sách của các bộ phận chưa đến thời hạn nộp lưu trữ thì phải tự sắp xếp và sử dụng trang thiết bị hiện có để quản lý theo quy định.

Ngoài ra, kế hoạch còn đưa ra một số giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của đơn vị.