Viện KSND thị xã Kinh Môn: Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta nói chung và ngành Kiểm sát nhân dân nói riêng luôn coi trọng công tác này là một hoạt động trong công tác quản lý nhà nước, đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, do yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.

Ảnh: Quang cảnh kho lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng đó, ngay từ đầu năm Lãnh đạo Viện KSND thị xã Kinh Môn đã tiếp tục phổ biến, quán triệt các văn bản về lưu trữ đến các công chức và người lao động trong đơn vị như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 01/11/2011; Quyết định 165/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 của Viện KSND tối cao về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân; Quyết định số 381/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2017 của Viện KSND tối cao ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân; Hướng dẫn số 17/HD-VKSTC ngày 12/02/2019 của Viện KSND tối cao về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Quyết định số 293/QĐ-VKS ngày 16/10/2017 của Viện KSND tỉnh Hải Dương về việc ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ và Kế hoạch số 13/KH-VKS ngày 04/3/2019 của Viện KSND tỉnh Hải Dương về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019….. để công chức trong đơn vị nắm được và hiểu sâu sắc về tầm quan trọng cũng như thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác nộp lưu đúng hạn, kịp thời và đảm bảo chất lượng.

Bên cạnh đó, cán bộ làm công tác lưu trữ đã tham mưu giúp lãnh đạo Viện xây dựng Kế hoạch công tác của bộ phận, đề xuất về thời gian nộp lưu cụ thể đối với từng loại hồ sơ đến hạn lưu trữ và yêu cầu công chức trong đơn vị phải thực hiện nghiêm túc. Đồng thời thành lập Tổ kiểm tra tủ tài liệu của các phòng làm việc nhằm không để sót hồ sơ đến hạn nộp lưu và quá hạn đối với hồ sơ đang giải quyết.

Với các biện pháp chủ động và sát sao như trên, từ đầu năm 2019 đến nay, công tác lưu trữ của Viện KSND thị xã Kinh Môn đã đạt được những thành tích đáng kể như: Đã hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ hình sự, dân sự, hành chính, KDTM…nộp vào lưu trữ cơ quan (từ năm 2017 trở về trước), hồ sơ hình sự 1.123 hồ sơ, hồ sơ dân sự, hành chính, KDTM, L Đ …2.705 hồ sơ.  Nhập phần mềm được 1.123/1.123 hồ sơ hình sự, hồ sơ dân sự, hành chính được 1.837/2.705 hồ sơ, quản lý sổ sách của các khâu nghiệp vụ: 350 quyển. Phục vụ tra cứu 16 lượt hồ sơ hình sự đảm bảo nhanh chóng, kịp thời.

Từ kết quả đó cho thấy, công tác lưu trữ đã có bước chuyển mình bứt phá đó là: từ việc mất nhiều thời gian để tra cứu, tìm hồ sơ, tài liệu thì nay toàn bộ hồ sơ đã được chỉnh lý, nhập vào phần mềm nên việc tìm kiếm rất nhanh; từ việc tủ tài liệu của công chức còn nhiều hồ sơ đến hạn nộp lưu của những năm 2017 trở về trước nhưng không nộp lưu thì đến nay đã không còn hồ sơ như vậy; từ việc kho lưu trữ lộn xộn, ngổn ngang hồ sơ, tài sản thì đến nay đã được sắp xếp gọn gàng, khoa học, dễ tìm kiếm, không để tài sản của cơ quan lẫn với hồ sơ …. Có được bước chuyển mình như vậy là sự đoàn kết của tập thể và sự nỗ lực của từng công chức Viện KSND thị xã Kinh Môn.

Phát huy thành tích đã đạt được và tinh thần hăng hái, nhiệt tình, trách  nhiệm ấy, Viện KSND thị xã Kinh Môn tiếp tục nỗ lực không ngừng không chỉ đối với công tác lưu trữ mà trên tất cả các khâu công tác để phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức tất cả các chỉ tiêu của các năm góp phần vào thành tích chung của ngành Kiểm sát nhân dân.