Một số vấn đề cần lưu ý khi chỉnh lý, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ theo phương pháp phân loại khoa học; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông[1] hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Để đảm bảo việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả cần thực hiện tốt các nội dung sau:

- Nguyên tắc chỉnh lý: Không phân tán phông lưu trữ (tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt). Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu.

- Nội dung các b­ước trước khi chỉnh lý: Giao nhận tài liệu; số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản; việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu.

- Trước khi chỉnh lý cần làm vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra. Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp hộp…

- Khảo sát tài liệu: Nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.

- Yêu cầu khảo sát tài liệu phải xác định rõ những vấn đề sau: Tên phông; giới hạn thời gian (thời gian sớm nhất và muộn nhất) của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý (số mét giá; số cặp hay gói tài liệu và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản). Thành phần tài liệu (bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì…). Nội dung của tài liệu (của những đơn vị hay thuộc về những mặt hoạt động nào). Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ thiếu, đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ; tình trạng vật lý và tình trạng công cụ thống kê, tra cứu).

- Thu thập, bổ sung tài liệu: Sau khi nghiên cứu và biên tập lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, phải tiến hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu còn thiếu. Nguồn bổ sung tài liệu từ các đơn vị (các Phòng nghiệp vụ, Văn phòng ...), Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, cá nhân được giao giải quyết công việc, những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc ch­ưa nộp đủ hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, hiện tư­ợng thiếu hồ sơ, tài liệu còn do lẫn phông ...

- Lập kế hoạch chỉnh lý: Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.

- Việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo các bước: Phân loại tài liệu; lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống hoá hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu; thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp; viết và dán nhãn hộp; xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu.

- Kết thúc chỉnh lý.

- Kiểm tra kết quả chỉnh lý.

- Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá.

- Tổng kết chỉnh lý (xây dựng báo cáo tổng kết chỉnh lý, trong đó trình bày tóm tắt về kết quả đạt được; nhận xét, đánh giá và hoàn chỉnh, bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý).

- Nội dung thống kê: Thống kê công cụ tra cứu (Sổ mục lục, fictin); các ph­ương tiện bảo quản (Kho, tủ, giá, hộp đựng hồ sơ, tài liệu, ...); tổ chức biên chế; danh sách hồ sơ, tài liệu tiêu hủy trong đánh giá phông lưu trữ; danh sách khai thác hồ sơ tài liệu trong phông; đơn vị thống kê tại các VKSND cấp tỉnh là phông hồ sơ, tài liệu.

- Yêu cầu về trang thiết bị chuyên dùng trong kho hồ sơ, tài liệu phải có hệ thống điện, trang thiết bị phòng cháy nổ, hệ thống thông gió, máy hút ẩm…

- Ph­ương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Bìa hồ sơ các loại, cặp, hộp carton, giá, tủ…

- Vị trí kho lưu trữ phải ở nơi cao ráo, thuận tiện cho vận chuyển hồ sơ, tài liệu và công tác phòng cháy, chữa cháy (không để các chất dễ cháy như: Na, CH, Ete... và các vật dễ gây nổ trong kho lưu trữ). Lối đi trong kho, giữa các hàng giá sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc đi lại.

- Xây dựng các văn bản qui định của kho lưu trữ: Nội quy ra vào kho, sử dụng và quản lý chìa khoá kho; thủ tục xuất, nhập hồ sơ, tài liệu; nội quy phòng cháy, chữa cháy và phư­ơng án chữa cháy. Quy định chế độ vệ sinh th­ường xuyên trong kho; chế độ kiểm tra, phát hiện tài liệu hư­ hỏng và đ­ưa đi xử lý kỹ thuật, phục chế..., lập phông bảo hiểm tài liệu./.